RM DESAIN FORMULIR DI UNIT GAWAT DARURAT

TUGAS ONLINE 4

MANAJEMEN REKAM MEDIS

KELOMPOK 10

DESAIN FORMULIR DI UNIT GAWAT DARURAT

1. RONA MARSHEILA RIANA (2014-31-087)
2. SELY GITA ATMAJA (2014-31-265)
3. HENINA (2014-31-208)

 

1. Desain Formulir Rekam Medis

1. Pengertian Desain Formulir

Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi yang merupakan dokumen yang digunakan untuk merekan terjadinya transaksi pelayanan. Formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi pelayanan kesehatan kedalam bentuk catatan. Sedangkan desain formulir adalah kegiatan merancang formulir berdasarkan kebutuhan transaksi kegiatan pelayanan dan penyusunan atau pembuatan laporan organisasi. (Arifianto,Eko: 2009)

Sebuah formulir harus di desain untuk memenuhi kebutuhan tujuan penggunaannya. Demikian tentang formulir ini apakah digunakan untuk megumpulkan data atau untuk informasi laporan.

Data adalah fakta atau gambaran yang masih mentah. Informasi adalah data yang telah diproses dengan memberikan arti dan guna.

Aturan dasar desain formulir mencakup :

1. Mempelajari tujuan dan pemakaian formulir, kemudian membuat rancangan dengan memikirkan pengguna.
2. Merancang formulir sesederhana mugkin, menghilangkan data atau informasi yang tidak diperlukan.
3. Menggunakan terminologi standar untuk semua elemen data atau meggunakan definisi memberi label pada semua informasi.
4. Memasukan pedoman untuk menjamin agar pengumpulan data interferensi.
5. Aturan urut item data secara logis, sehubungan dengan dokumen sumbernya atau dengan urutan perolehannya. Sajikan informasi dengan cara yang dapat menganggap perhatian pembaca.
6. Formulir menurut perhatian, misalnya dengan adanya tanda tangan, cap jempol, atau kartu identifikasi untuk tujuan otentifikasi.

2. Manfaat formulir

Formulir merupakan alat yang penting untuk menjalankan organisasi, manfaatnya antara lain :

3. Untuk menetapkan tanggung jawab

Setiap transaksi hanya dilakukan oleh karena adanya otoritasi dari pejabat yang berwenang untuk melaksanakan transaksi tersebut. Pelaksanaan kegiatan yang harus dipertanggungjawabkan itu dilakukan dalam bentuk tertulis dengan menggunakan formulir. Cara penyelenggaraan rekam medik, petugas yang melayaninya wajib mencantumkan nama dan tanda tangan. (Arifianto,Eko: 2009)

3. Formulir untuk merekam data

Setiap data yang timbul dari akibat adanya transaksi direkam, dicatat kedalam formulir termasuk waktu terjadinya transaksi,  nomor, identitas, jenis dan kualitas. Pada TPPRJ pencatatan harus dilakukan agar pada pelayanan berikutnya tidak keliru mencatat ke dalam formulir lain.

3. Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan

Dengan mencatat atau menulis semua kejadian dan perintah yang harus dilaksanakan akan memperjelas fakta kejadian atau perintah yang harus dilaksanakan. Sehingga formulir dapat digunakan pula sebagai bukti transaksi pelayanan telah dilaksanakan.

3. Formulir sebagai alat komunikasi

Informasi pokok yang telah dilakukan akibat adanya transaksi harus dapat dibaca oleh orang lain yang membutuhkan agar formulir yang telah diisi dapat digunakan untuk memberitahu kepada orang yang memerlukan informasi dalam formulir tersebut.

3. Komponen-komponen formulir

Dalam formulir terdapat lima komponen utama yaitu :

1. Kepala (Heading)

Mencakup judul dan informasi mengenai formulir. Judul sebuah formulir bisa terdapat pada satu dari beberapa tempat. Posisi standart adalah kiri atas, kiri bawah, atau kanan bawah. Informasi lain mengenai formulir yaitu, judul sebuah formulir bisa di beberapa tempat posisi standar adalah kiri atas, kanan atas, kiri bawah atau kanan bawah.

Informasi lain mengenai formulir mencakup identifikasi formulir, tanggal penerbitan dan nomor halaman. Jika formulir terdiri dari beberapa halaman terpisah atau tercetak dihalaman balik, identifikasi harus berada pada kedua sisi dan halaman. Tanggal penerbitan harus muncul pada setiap formulir.

Hal ini membantu dalam menentukan apakah edisi terbaru sedang digunakan dan membantu pembuangan stok yang tidak dipakai lagi. Apabila terdapat halaman ganda pada formulir, nomor halaman harus dibuat terletak pada sudut kanan atas atau kanan bawah.

Pada saat medesain formulir yang memerlukan lembar tambahan dan nomor halaman tersebut dapat diketahui oleh pengguna pada awal penggunaan maka setiap halaman harus diberi tempat untuk pengisian nomor halaman. Nomor halaman dan jumlah total halaman oleh yang mengisikan formulir tersebut.

2. Pendahuluan (Introduction)

Bagian pendahuluan menjelaskan tentang tujuan formulir, kadang-kadang tujuan dari formulir tersebut ditunjukan oleh judul. Penjelasan lebih lanjut diperlukan pernyataan yang jelas sehingga bisa dimasukkan kedalam formulir untuk menjelaskan tujuan.

3. Perintah (Instruction)

Perintah untuk mengetahui berapa copy yang diperlukan, dikirim kepada siapa, instruksi harus dibuat sesingkat mungkin. Instruksi tidak boleh diletakkan di antara ruang-ruang atau entry, karena hal ini membuat formulir terkesan berantakan dan mempersulit pengisian.

3. Badan (Body)

Memuat data dan informasi pokok dari tujuan formulir. Misalnya formulir rekam medis rawat jalan diberi ruangan yang cukup bagi dokter untuk mencatat masalah yang ditemukan, terapi ataupun tindakan yang dilakukan.

Untuk merancang isi pokok data dalam badan formulir sebaiknya dibicarakan bersama pengguna formulir agar cara pengisisan dan pencatatan tidak keliru. Apabila formulir akan digunakan sebagai surat yang dikirim, misal jawaban rujukan, sediakan ruang pada formulir untuk menulis nama dan alamat yang akan dituju sehingga bila dilipat atau dimasukkan kedalam amplop berlubang (window envelops) dan dapat dibaca.

3. Penutup (Close)

Komponen utama terakhir formulir kertas adalah close atau penutup, merupakan ruangan untuk tanda tangan persetujuan. 

2. Rekam Medis (Kesehatan) Gawat Darurat

Rekam Medis (Kesehatan) Gawat Darurat Dalam fasitilas rawat jalan, terdapat Unit Gawat Darurat (UGD) yang bertugas menerima pasien yang membutuhkan perawatan segera (emergency) dan korban kecelakaan (casualty). Penekanan pada UGD adalah menolong pasien Secepatnya demi menyelamatkan nyawanya. OIeh karena itu sering kali data/informasi dalam rekam kesehatan gawat darurat kurang diperhatikan kelengkapannya.

Contoh isi rekam medis (atau rekam kesehatan) gawat darurat, terdiri dan berbagai informasi yang setidaknya meliputi unsur data sebagai berikut (McCain, 2002)

• Informasi demografi pasien (ringkasan riwayat klinik) termasuk identitas pasien (nama sendiri dan nama ayah/suami/marga).
• Kondisi saat pasien tiba di rumah sakit.
• Saat tiba di rumah sakit menggunakan sarana transportasi apa (misalnya ambulans, kendaraan pribadi, becak, ojek, taxi, kendaraan polisi dan lainnya).
• Nama orang atau pihak tertentu (seperti kantor, sekolah, fakultas dan lainnya) yang membawa pasien ke unit gawat darurat (UGD).
• Riwayat yang berhubungan, termasuk keluhan utama dan munculnya injuri atau penyakit.
• Temuan fisik yang bermakna.
• Hasil laboratorium, radiologi dan EKG.
• Pelayanan yang diberikan.
• Ringkasan sebelum meninggalkan pelayanan UGD (terminasi pelayanan).
• Disposisi pasien, termasuk pulang ke rumah, dirujuk atau diteruskan ke rawat inap.
• Kondisi pasien saat pulang atau dirujuk.
• Diagnosis saat meninggalkan UGD.
• Instruksi kepada pasien/wali tentang pelayanan selanjutnya dan tindak lanjut.
• Tanda tangan dan gelar yang memberikan pelayanan kepada pasien.

Lazimnya informasi dasar gawat darurat (emergency) dicatat dalam satu lembar rekam medis / kesehatan (pada format kertas). Lembaran lain seperti informasi laboratorium,radiologi, tes atau uji lain; formulir izin (consent), dan instruksi tindak lanjut dapat disertakan untuk melengkapi data UGD. Bila pasien memutuskan untuk meninggalkan UGD sebelum diperiksa tenaga kesehatan atau karena pulang paksa maka kejadian tersebut harus dicatat dalam rekam kesehatan gawat darurat. Rekam medis / kesehatan gawat darurat harus mencatat kondisi pasien yang datang, terlebih dalam keadaan kritis atau yang belum mampu berkomunikasi. Tenaga kesehatan wajib menandatangani formulir tertentu. Lembaran gawat darurat (tergantung pada bentuk rekaman UGD yang digunakan), dapat diteruskan kepada pihak selanjutnya yang akan merawat pasien. Bila pasien baru datang ke unit gawat darurat namun pulang setelah pemeriksaan maka kepadanya cukup diberikan lembaran pemeriksaan gawat darurat dengan nomor urut UGD (nomor sementara) yang bukan menjadi nomor rekam medis (nomor sementara). Bila kemudian pasien kembali (dengan kondisi yang sama ataupun tidak) dan diteruskan ke rawat inap maka lembar lama di UGD digabungkan dengan lembar rawat inap sekarang dan Ia memperoleh nomor rekam medis (kesehatan) yang berlaku untuk selamanya (permanen).

Bila pasien baru yang datang ke UGD langsung meninggal dunia sebelum di rawat inap, wajib disiapkan surat kematian dengan penyebabnya dan datanya cukup diberikan nomor identitas UGD sementara. Sebaliknya, bila pasien baru yang datang ke UGD langsung meninggal dunia sete!ah di rawat inap, selain disiapkan surat kematian dengan penyebabnya, prosedur selanjutnya adalah seperti penanganan pasien rawat inap.
Bisa saja suatu sarana pelayanan kesehatan (RS) membuat nomor rekam medis (rekam kesehatan) permanen dengan kepala bernomor khusus untuk gawat darurat. Namun hendaknya pasien yang diberikan nomor tersebut memang Iayak untuk menjadi pasien RS tersebut, (misalnya tidak ada pasien dewasa pria dirawat di rumah bersalin).  

2. DOKUMEN DAN CATATAN YANG DIANALISA

1. Dokumen Yang Dianalisa

1. ICD revisi X
2. ICOPIM
3. Formularium
4. Kamus kedokteran
5. Formulir RL1 sampai dengan RL5
6. Formulir indeks penyakit, operasi, dokter, terapi.

2. Catatan Yang Dianalisa

1. Buku ekspedisi
2. Kartu kendali
3. Tracer

4. PEMBAHASAN
   1. Hasil Analisa

1. Bahan

1. Desain yang ada

Bahan yang digunakan oleh formulir ringkasan keluar (resume) terbuat dari HVS 80 gr.

2. Desain yang seharusnya

1. Secara teori

Secara teori bahan yang digunakan untuk formulir Ringkasan keluar (resume) adalah HVS 80gr karena formulir ini diabadikan sehingga memerlukan bahan bahan yang tebal.

2. Keinginan Perancang

Perancang ingin mendesain formulir Ringkasan keluar (resume) dengan cara membuat formulir tersebut dari bahan kertas HVS 80gr, agar formulir tersebut tidak cepat rusak, kerena formulir tersebut merupakan formulir yang harus diabadikan.

3. Penilaian

1. Secara teori

Secara teori, penilaian terhadap formulir Ringkasan keluar (resume) menggunakan bahan yang belum sesuai karena bahan pembuatannya terlalu tipis untuk jenis formulir yang diabadikan.

2. Keinginan Perancang

Perancang menilai formulir Ringkasan keluar (resume) bahan yang digunakan belum sesuai karena terlalu tipis, sehingga tidak tahan lama dan cepat rusak.

2. Bentuk

1. Desain yang ada

Bentuk dari formulir Ringakasan keluar (resume) adalah persegi panjang.

1. Desain yang seharusnya

1. Secara teori

Secara teori formulir Ringkasan keluar (resume) berbentuk persegi panjang, karena formulir ini nantinya akan dijadikan satu dengan formulir lain, sehingga penyimpanannya nampak rapi.

2. Keinginan perancang

Perancang ingin mendesain formulir Ringkasan keluar (resume) sama dengan formulir yang telah ada yaitu dalam bentuk persegi panjang .

3. Penilaian

1. Secara teori

Secara teori bentuk formulir ringkasan keluar (resume) sudah sesuai yaitu persegi panjang.

2. Keinginan perancang

Penilaian perancang terhadap bentuk formulir ringkasan keluar (resume) sudah sesuai dengan keinginan perancang.

3. Ukuran

1. Desain yang ada

Ukuran dari formulir formulir ringkasan keluar di RSU kardinah tegal yaitu dengan panjang = 33 cm, lebar 21,5 cm.

2. Desain yang seharusnya

1. Secara teori

Secara teori ukuran dari formulir ringkasan keluar dengan P = 33cm dan L = 21,5 cm karena ukuran tersebut merupakan ukuran standart bagi seluruh formulir, ukurannya sudah sesuai dengan ukuran kertas HVS.

2. Keinginan perancang

Perancang ingin mendesain formulir ringkasan keluar dengan menggunakan ukuran yang sama dengan ukuran HVS yaitu P = 33cm dan L = 21,5cm.

3. Penilaian

1. Secara teori

Secara teori ukuran penilaian terhadap formulir ringkasan keluar sudah sesuai karena ukurannya sama dengan formulir-formulir yang lain.

2. Keinginan perancang

Penilaian perancang mengenai ukuran dari formulir ringkasan keluar sudah sesuai karena disesuaikan dengan formulir-formulir lainnya.

4. Warna

1. Desain yang ada

Warna formulir ringkasan keluar di RSU kardinah tegal menggunakan warna kuning dengan tinta berwarna hitam.

b. Desain yang seharusnya

1. Secara teori

Secara teori warna formulir ringkasan keluar adalah putih dengan tulisan berwarna hitam karena kekontrasan antara putih dan hitam dapat memudahkan dalam membaca butir data.

2. Keinginan perancang

Perancang ingin mendesain formulir ringkasan keluar dengan warna kuning supaya dapat terlihat jelas tulisan dari formulir tersebut.

3. Penilaian

1. Secara teori

Secara teori penilaian terhadap warna formulir ringkasan keluar belum sesuai dengan teori karena berwarna kuning.

2. Keinginan perancang

Penilaian perancang terhadap warna formulir ringkasan keluar sudah sesuai dengan keinginan perancang karena berwarna kuning.

5. Kemasan

1. Desain yang ada

Formulir ringkasan keluar di RSU kardinah tegal tanpa menggunakan kemasan amplop/ pelindung maupun amplop berjendela.

b. Desain yang seharusnya

1. Secara teori

Secara teori, formulir ringkasan keluar tidak perlu menggunakan kemasan karena kemasan hanya digunakan jika formulir dikirim ke instansi lain.

2. Keinginan perancang

Perancang ingin mendesain formulir ringkasan keluar tanpa kemasan karena tidak menggunakan kemasan karena tidak dikirim keluar.

3. Penilaian

1. Secara teori

Secara teori, penilaian terhadap kemasan pada formulir ringkasan keluar sudah sesuai dengan teori.

2. Keinginan perancang

Penilaian perancang terhadap kemasan formulir ringkasan keluar sudah sesuai dengan keinginan perancang tidak menggunakan kemasan.

5. DAFTAR PUSTAKA

1. ekoarifianto.blogspot.com/…/analisa-desain-formulir.h.