TUGAS ONLINE
4
MANAJEMEN REKAM
MEDIS
KELOMPOK 10
DESAIN FORMULIR
DI UNIT GAWAT DARURAT
RONA
MARSHEILA RIANA (2014-31-087)
SELY
GITA ATMAJA (2014-31-265)
HENINA (2014-31-208)
Desain Formulir
Rekam Medis
Pengertian Desain
Formulir
Formulir adalah
secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi yang merupakan dokumen
yang digunakan untuk merekan terjadinya transaksi pelayanan. Formulir
merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam
organisasi pelayanan kesehatan kedalam bentuk catatan. Sedangkan
desain formulir adalah kegiatan merancang formulir berdasarkan
kebutuhan transaksi kegiatan pelayanan dan penyusunan atau pembuatan
laporan organisasi. (Arifianto,Eko: 2009)
Sebuah formulir
harus di desain untuk memenuhi kebutuhan tujuan penggunaannya.
Demikian tentang formulir ini apakah digunakan untuk megumpulkan data
atau untuk informasi laporan.
Data adalah fakta
atau gambaran yang masih mentah. Informasi adalah data yang telah
diproses dengan memberikan arti dan guna.
Aturan dasar desain
formulir mencakup :
Mempelajari tujuan
dan pemakaian formulir, kemudian membuat rancangan dengan
memikirkan pengguna.
Merancang formulir
sesederhana mugkin, menghilangkan data atau informasi yang tidak
diperlukan.
Menggunakan
terminologi standar untuk semua elemen data atau meggunakan
definisi memberi label pada semua informasi.
Memasukan pedoman
untuk menjamin agar pengumpulan data interferensi.
Aturan urut item
data secara logis, sehubungan dengan dokumen sumbernya atau dengan
urutan perolehannya. Sajikan informasi dengan cara yang dapat
menganggap perhatian pembaca.
Formulir menurut
perhatian, misalnya dengan adanya tanda tangan, cap jempol, atau
kartu identifikasi untuk tujuan otentifikasi.
Manfaat formulir
Formulir merupakan
alat yang penting untuk menjalankan organisasi, manfaatnya antara
lain :
Untuk menetapkan
tanggung jawab
Setiap transaksi
hanya dilakukan oleh karena adanya otoritasi dari pejabat yang
berwenang untuk melaksanakan transaksi tersebut. Pelaksanaan kegiatan
yang harus dipertanggungjawabkan itu dilakukan dalam bentuk tertulis
dengan menggunakan formulir. Cara penyelenggaraan rekam medik,
petugas yang melayaninya wajib mencantumkan nama dan tanda tangan.
(Arifianto,Eko: 2009)
Formulir untuk
merekam data
Setiap data yang
timbul dari akibat adanya transaksi direkam, dicatat kedalam formulir
termasuk waktu terjadinya transaksi, nomor, identitas, jenis
dan kualitas. Pada TPPRJ pencatatan harus dilakukan agar pada
pelayanan berikutnya tidak keliru mencatat ke dalam formulir lain.
Untuk mengurangi
kemungkinan terjadinya kesalahan
Dengan mencatat atau
menulis semua kejadian dan perintah yang harus dilaksanakan akan
memperjelas fakta kejadian atau perintah yang harus dilaksanakan.
Sehingga formulir dapat digunakan pula sebagai bukti transaksi
pelayanan telah dilaksanakan.
Formulir sebagai
alat komunikasi
Informasi pokok yang
telah dilakukan akibat adanya transaksi harus dapat dibaca oleh orang
lain yang membutuhkan agar formulir yang telah diisi dapat digunakan
untuk memberitahu kepada orang yang memerlukan informasi dalam
formulir tersebut.
Komponen-komponen
formulir
Dalam formulir
terdapat lima komponen utama yaitu :
Kepala (Heading)
Mencakup judul dan
informasi mengenai formulir. Judul sebuah formulir bisa terdapat pada
satu dari beberapa tempat. Posisi standart adalah kiri atas, kiri
bawah, atau kanan bawah. Informasi lain mengenai formulir yaitu,
judul sebuah formulir bisa di beberapa tempat posisi standar adalah
kiri atas, kanan atas, kiri bawah atau kanan bawah.
Informasi lain
mengenai formulir mencakup identifikasi formulir, tanggal penerbitan
dan nomor halaman. Jika formulir terdiri dari beberapa halaman
terpisah atau tercetak dihalaman balik, identifikasi harus berada
pada kedua sisi dan halaman. Tanggal penerbitan harus muncul pada
setiap formulir.
Hal ini membantu
dalam menentukan apakah edisi terbaru sedang digunakan dan membantu
pembuangan stok yang tidak dipakai lagi. Apabila terdapat halaman
ganda pada formulir, nomor halaman harus dibuat terletak pada sudut
kanan atas atau kanan bawah.
Pada saat medesain
formulir yang memerlukan lembar tambahan dan nomor halaman tersebut
dapat diketahui oleh pengguna pada awal penggunaan maka setiap
halaman harus diberi tempat untuk pengisian nomor halaman. Nomor
halaman dan jumlah total halaman oleh yang mengisikan formulir
tersebut.
Pendahuluan
(Introduction)
Bagian pendahuluan
menjelaskan tentang tujuan formulir, kadang-kadang tujuan dari
formulir tersebut ditunjukan oleh judul. Penjelasan lebih lanjut
diperlukan pernyataan yang jelas sehingga bisa dimasukkan kedalam
formulir untuk menjelaskan tujuan.
Perintah
(Instruction)
Perintah untuk
mengetahui berapa copy
yang diperlukan, dikirim kepada siapa, instruksi harus dibuat
sesingkat mungkin. Instruksi tidak boleh diletakkan di antara
ruang-ruang atau entry,
karena hal ini membuat formulir terkesan berantakan dan mempersulit
pengisian.
Badan
(Body)
Memuat data dan
informasi pokok dari tujuan formulir. Misalnya formulir rekam medis
rawat jalan diberi ruangan yang cukup bagi dokter untuk mencatat
masalah yang ditemukan, terapi ataupun tindakan yang dilakukan.
Untuk merancang isi
pokok data dalam badan formulir sebaiknya dibicarakan bersama
pengguna formulir agar cara pengisisan dan pencatatan tidak keliru.
Apabila formulir akan digunakan sebagai surat yang dikirim, misal
jawaban rujukan, sediakan ruang pada formulir untuk menulis nama dan
alamat yang akan dituju sehingga bila dilipat atau dimasukkan kedalam
amplop berlubang (window
envelops)
dan dapat dibaca.
Penutup
(Close)
Komponen utama
terakhir formulir kertas adalah close
atau penutup, merupakan ruangan untuk tanda tangan persetujuan.
Rekam Medis
(Kesehatan) Gawat Darurat
Rekam Medis
(Kesehatan) Gawat Darurat Dalam fasitilas rawat jalan, terdapat Unit
Gawat Darurat (UGD) yang bertugas menerima pasien yang membutuhkan
perawatan segera (emergency) dan korban kecelakaan (casualty).
Penekanan pada UGD adalah menolong pasien Secepatnya demi
menyelamatkan nyawanya. OIeh karena itu sering kali data/informasi
dalam rekam kesehatan gawat darurat kurang diperhatikan
kelengkapannya.
Contoh isi rekam
medis (atau rekam kesehatan) gawat darurat, terdiri dan berbagai
informasi yang setidaknya meliputi unsur data sebagai berikut
(McCain, 2002)
Informasi demografi
pasien (ringkasan riwayat klinik) termasuk identitas pasien (nama
sendiri dan nama ayah/suami/marga).
Kondisi saat pasien
tiba di rumah sakit.
Saat tiba di rumah
sakit menggunakan sarana transportasi apa (misalnya ambulans,
kendaraan pribadi, becak, ojek, taxi, kendaraan polisi dan lainnya).
Nama orang atau
pihak tertentu (seperti kantor, sekolah, fakultas dan lainnya) yang
membawa pasien ke unit gawat darurat (UGD).
Riwayat yang
berhubungan, termasuk keluhan utama dan munculnya injuri atau
penyakit.
Temuan fisik yang
bermakna.
Hasil laboratorium,
radiologi dan EKG.
Pelayanan yang
diberikan.
Ringkasan sebelum
meninggalkan pelayanan UGD (terminasi pelayanan).
Disposisi pasien,
termasuk pulang ke rumah, dirujuk atau diteruskan ke rawat inap.
Kondisi pasien saat
pulang atau dirujuk.
Diagnosis saat
meninggalkan UGD.
Instruksi kepada
pasien/wali tentang pelayanan selanjutnya dan tindak lanjut.
Tanda tangan dan
gelar yang memberikan pelayanan kepada pasien.
Lazimnya informasi
dasar gawat darurat (emergency) dicatat dalam satu lembar rekam medis
/ kesehatan (pada format kertas). Lembaran lain seperti informasi
laboratorium,radiologi, tes atau uji lain; formulir izin (consent),
dan instruksi tindak lanjut dapat disertakan untuk melengkapi data
UGD. Bila pasien memutuskan untuk meninggalkan UGD sebelum diperiksa
tenaga kesehatan atau karena pulang paksa maka kejadian tersebut
harus dicatat dalam rekam kesehatan gawat darurat. Rekam medis /
kesehatan gawat darurat harus mencatat kondisi pasien yang datang,
terlebih dalam keadaan kritis atau yang belum mampu berkomunikasi.
Tenaga kesehatan wajib menandatangani formulir tertentu. Lembaran
gawat darurat (tergantung pada bentuk rekaman UGD yang digunakan),
dapat diteruskan kepada pihak selanjutnya yang akan merawat pasien.
Bila pasien baru datang ke unit gawat darurat namun pulang setelah
pemeriksaan maka kepadanya cukup diberikan lembaran pemeriksaan gawat
darurat dengan nomor urut UGD (nomor sementara) yang bukan menjadi
nomor rekam medis (nomor sementara). Bila kemudian pasien kembali
(dengan kondisi yang sama ataupun tidak) dan diteruskan ke rawat inap
maka lembar lama di UGD digabungkan dengan lembar rawat inap sekarang
dan Ia memperoleh nomor rekam medis (kesehatan) yang berlaku untuk
selamanya (permanen).
Bila pasien baru
yang datang ke UGD langsung meninggal dunia sebelum di rawat inap,
wajib disiapkan surat kematian dengan penyebabnya dan datanya cukup
diberikan nomor identitas UGD sementara. Sebaliknya, bila pasien baru
yang datang ke UGD langsung meninggal dunia sete!ah di rawat inap,
selain disiapkan surat kematian dengan penyebabnya, prosedur
selanjutnya adalah seperti penanganan pasien rawat inap.
Bisa saja
suatu sarana pelayanan kesehatan (RS) membuat nomor rekam medis
(rekam kesehatan) permanen dengan kepala bernomor khusus untuk gawat
darurat. Namun hendaknya pasien yang diberikan nomor tersebut memang
Iayak untuk menjadi pasien RS tersebut, (misalnya tidak ada pasien
dewasa pria dirawat di rumah bersalin).
DOKUMEN DAN
CATATAN YANG DIANALISA
Dokumen Yang
Dianalisa
ICD revisi X
ICOPIM
Formularium
Kamus kedokteran
Formulir RL1 sampai
dengan RL5
Formulir indeks
penyakit, operasi, dokter, terapi.
Catatan Yang
Dianalisa
Buku ekspedisi
Kartu kendali
Tracer
PEMBAHASAN
Hasil Analisa
Bahan
Desain
yang ada
Bahan yang digunakan
oleh formulir ringkasan keluar (resume) terbuat dari HVS 80 gr.
Desain
yang seharusnya
Secara
teori
Secara teori bahan
yang digunakan untuk formulir Ringkasan keluar (resume) adalah HVS
80gr karena formulir ini diabadikan sehingga memerlukan bahan bahan
yang tebal.
Keinginan
Perancang
Perancang ingin
mendesain formulir Ringkasan keluar (resume) dengan cara membuat
formulir tersebut dari bahan kertas HVS 80gr, agar formulir tersebut
tidak cepat rusak, kerena formulir tersebut merupakan formulir yang
harus diabadikan.
Penilaian
Secara
teori
Secara teori,
penilaian terhadap formulir Ringkasan keluar (resume) menggunakan
bahan yang belum sesuai karena bahan pembuatannya terlalu tipis untuk
jenis formulir yang diabadikan.
Keinginan
Perancang
Perancang menilai
formulir Ringkasan keluar (resume) bahan yang digunakan belum sesuai
karena terlalu tipis, sehingga tidak tahan lama dan cepat rusak.
Bentuk
Desain yang ada
Bentuk dari formulir
Ringakasan keluar (resume) adalah persegi panjang.
Desain yang
seharusnya
Secara
teori
Secara teori
formulir Ringkasan keluar (resume) berbentuk persegi panjang, karena
formulir ini nantinya akan dijadikan satu dengan formulir lain,
sehingga penyimpanannya nampak rapi.
Keinginan
perancang
Perancang ingin
mendesain formulir Ringkasan keluar (resume) sama dengan formulir
yang telah ada yaitu dalam bentuk persegi panjang .
Penilaian
Secara teori
Secara teori bentuk
formulir ringkasan keluar (resume) sudah sesuai yaitu persegi
panjang.
Keinginan
perancang
Penilaian perancang
terhadap bentuk formulir ringkasan keluar (resume) sudah sesuai
dengan keinginan perancang.
Ukuran
Desain
yang ada
Ukuran dari formulir
formulir ringkasan keluar di RSU kardinah tegal yaitu dengan panjang
= 33 cm, lebar 21,5 cm.
Desain yang
seharusnya
Secara teori
Secara teori ukuran
dari formulir ringkasan keluar dengan P = 33cm dan L = 21,5 cm karena
ukuran tersebut merupakan ukuran standart bagi seluruh formulir,
ukurannya sudah sesuai dengan ukuran kertas HVS.
Keinginan
perancang
Perancang ingin
mendesain formulir ringkasan keluar dengan menggunakan ukuran yang
sama dengan ukuran HVS yaitu P = 33cm dan L = 21,5cm.
Penilaian
Secara
teori
Secara teori ukuran
penilaian terhadap formulir ringkasan keluar sudah sesuai karena
ukurannya sama dengan formulir-formulir yang lain.
Keinginan
perancang
Penilaian perancang
mengenai ukuran dari formulir ringkasan keluar sudah sesuai karena
disesuaikan dengan formulir-formulir lainnya.
Warna
Desain
yang ada
Warna formulir
ringkasan keluar di RSU kardinah tegal menggunakan warna kuning
dengan tinta berwarna hitam.
b. Desain yang
seharusnya
Secara
teori
Secara teori warna
formulir ringkasan keluar adalah putih dengan tulisan berwarna hitam
karena kekontrasan antara putih dan hitam dapat memudahkan dalam
membaca butir data.
Keinginan
perancang
Perancang ingin
mendesain formulir ringkasan keluar dengan warna kuning supaya dapat
terlihat jelas tulisan dari formulir tersebut.
Penilaian
Secara
teori
Secara teori
penilaian terhadap warna formulir ringkasan keluar belum sesuai
dengan teori karena berwarna kuning.
Keinginan
perancang
Penilaian perancang
terhadap warna formulir ringkasan keluar sudah sesuai dengan
keinginan perancang karena berwarna kuning.
Kemasan
Desain
yang ada
Formulir ringkasan
keluar di RSU kardinah tegal tanpa menggunakan kemasan amplop/
pelindung maupun amplop berjendela.
b. Desain yang
seharusnya
Secara
teori
Secara teori,
formulir ringkasan keluar tidak perlu menggunakan kemasan karena
kemasan hanya digunakan jika formulir dikirim ke instansi lain.
Keinginan
perancang
Perancang ingin
mendesain formulir ringkasan keluar tanpa kemasan karena tidak
menggunakan kemasan karena tidak dikirim keluar.
Penilaian
Secara
teori
Secara teori,
penilaian terhadap kemasan pada formulir ringkasan keluar sudah
sesuai dengan teori.
Keinginan
perancang
Penilaian perancang
terhadap kemasan formulir ringkasan keluar sudah sesuai dengan
keinginan perancang tidak menggunakan kemasan.
DAFTAR PUSTAKA
ekoarifianto.blogspot.com/…/analisa-desain-formulir.h.