PELAYANAN RAWAT JALAN

Tugas Online 2
Managemen Pelayanan Rumah Sakit
Henina Deviyanti 2014 - 31 - 207

PELAYANAN RAWAT JALAN

Pelayanan rawat jalan (ambulatori services) adalah salah satu bentuk dari pelayanan kedokteran. Secara sedrhana yang dimaksud dengan pelayanan raat jalan adalah pelayanan kedokteran yang disediakan untuk pasien tidak dalam bentuk rawat inap ( hospitalization ) (Feste, 1989). Kedalam pengertian pelayanan rawat jalan initermasuk ridak hanya diselenggarakan oleh sarana pelayanan kesehatan yang telah lazim dikenal seperti Rumah Skit atau Klinik, tetapi juga diselenggarakna di rumah pasien (home care) serta di rumah  perawatan (nursing homes).
Dibandingkan dengan pelayanan rawat inap, pelayanan rawat jalan ini memang tampak berkembang lebih pesat. Roemer (1981) mencatat bahwa peningkatan angka utilisasi pelayanan rawat jalan di rumah sakit misalnya, adalah dua sampai tiga kali lebih dari peningkatan angka utilisasi pelayanan rawat inap. Hal yang sama juga di temukan pada jumlah sarana pelayanannya. Di Amerika Serikat misalnya, seperti yang dilaporkan oleh prospective Payment Assessment Commision, peningkatan jumlah sarana pelayanan tersebut untuk periode 1983-1988 tidak kurang dari 41%.
    Pelayanan rawat jalan (ambulatory) adalah satu bentuk dari pelayanan kedokteran. Secara sederhana yang dimaksud dengan pelayanan rawat jalan adalah pelayanan kedokteran yang disediakan untuk pasien tidak dalam bentuk rawat inap (hospitalization). Pelayanan rawat jalan ini termasuk tidak hanya yang diselenggarakan oleh sarana pelayanan kesehatan yang telah lazim dikenal rumah sakit atau klinik, tetapi juga yang diselenggarakan di rumah pasien (home care) serta di rumah perawatan (nursing homes).
B.  Pelayanan Rawat Jalan di Klinik Rumah Sakit
     Bentuk pertama dari pelayanan rawat jalan adalah yang diselenggarakan oleh klinik yang ada kaitannya dengan rumah sakit (hospital based ambulatory care). Jenis pelayanan rawat jalan di rumah sakit secara umum dapat dibedakan atas 4 macam yaitu :
Pelayanan gawat darurat (emergency services) yakni untuk menangani pasien yang butuh pertolongan segera dan mendadak.
Pelayanan rawat jalan paripurna (comprehensive hospital outpatient services) yakni yang memberikan pelayanan kesehatan paripurna sesuai dengan kebutuhan pasien.
Pelayanan rujukan (referral services) yakni hanya melayani pasien-pasien rujukan oleh sarana kesehatan lain. Biasanya untuk diagnosis atau terapi, sedangkan perawatan selanjutnya tetap ditangani oleh sarana kesehatan yang merujuk.
Pelayanan bedah jalan (ambulatory surgery services) yakni memberikan pelayanan bedah yang dipulangkan pada hari yang sama

Pelayanan Rawat Jalan di Klinik Rumah Sakit
Bentuk pertama dari pelayanan rawat jalan adalah yang diselenggarakan oleh klinik yang ada kaitannya dengan rumah sakit (hospital based ambulatory care). Jenis pelayanan rawat jalan di rumah sakit secara umum dapat dibedakan atas 4 macam yaitu :
Pelayanan gawat darurat (emergency services) yakni untuk menangani pasien yang butuh pertolongan segera dan mendadak.
Pelayanan rawat jalan paripurna (comprehensive hospital outpatient services) yakni yang memberikan pelayanan kesehatan paripurna sesuai dengan kebutuhan pasien.
Pelayanan rujukan (referral services) yakni hanya melayani pasien-pasien rujukan oleh sarana kesehatan lain. Biasanya untuk diagnosis atau terapi, sedangkan perawatan selanjutnya tetap ditangani oleh sarana kesehatan yang merujuk.
Pelayanan bedah jalan (ambulatory surgery services) yakni memberikan pelayanan bedah yang dipulangkan pada hari yang sama.

Berdasarkan Keputusan Menteri kesehatan Nomor : 129/Menkes/SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit, standar minimal rawat jalan adalah sebagai berikut:
Dokter yang melayani pada Poliklinik Spesialis harus 100 % dokter spesialis.
Rumah sakit setidaknya harus menyediakan pelayanan klinik anak, klinik penyakit dalam, klinik kebidanan, dan klinik bedah.
Jam buka pelayanan adalah pukul 08.00  13.00 setiap hari kerja, kecuali hari Jumat pukul 08.00  11.00.
Waktu tunggu untuk rawat jalan tidak lebih dari 60 menit.
Kepuasan pelanggan lebih dari 90 %.

Banyak faktor yang berperan sebagai penyebab makin berkembangnya pelayanan dan juga sarana pelayanan berobat jalan ini. Jika disederhanakan, paling tidak dapat dibedakan menjadi lima macam yaitu : ( Cambridge Research Institute, 1976; Avery dan Imdieke, 1984; Feste,1989):
Sarana dan prasarana yang diperlukan untuk menyelenggarakan pelayanan rawat jalan relatif lebih sederhana dan murah, dan karena itu lebih banyak didirikan.
Kebijakan pemerintah yang untuk mengendalikan biaya kesehatan mendorong dikembangkannnya sebagai sarana pelayanan rawat jalan.
Tingakat kesadaran kesehatan penduduk yangmakin meningkat, yang tidak lagi membutuhkan pelayanan untuk mengobati penyakit saja, tetapi juga untuk memelihara atau meningkatkan kesehatan yang umumnya dapat dilayanai oleh sarana pelayanan rawat jalan saja.
Kemajuan ilmu teknologi kedokteran yang telah dapat melakukan berbagai tindakan kedokteran yang dulunya memerlukan pelayanan rawat inap, tetapi pada saat ini cukup dilayani dengan pelayanan rawat jalan saja.
Utilisasi Rumah Sakit yang makin terbatas, dan karenanya untuk meningkakan pendapatan, kecuali lebih megembangkan pelayanan rawat jalan yang ada di rumah sakit juga terpaksa mendirikan berbagai sarana pelayanan rawat jalan di luar Rumah Sakit.

Demikianlah sesuai dengan perkembangan yang dialami, maka pada saat ini berbagai bentuk pelayanan rawat jalan banyak diselenggarakan, berbagai bentuk terebut dapat di bedakan atas dua macam ( Feste, 1989) :
Pelayanan rawat jalan oleh klinik Rumah Sakit
Bentuk pertama dari pelayanana rawat jalan adalah yang diselenggarakan oleh klinik yang ada kaitannya dengan Rumah Sakit. Pada saat ini berbagai jenis pelayanan rawat jalan banyak diselenggarakan oleh klinik Rumah Sakit, yang secara umum dapat dibedakan atas empat macam:
Pelayanan gawat darurat yakni untuk menangani pasien yang membutuhkan pertolongan segera dan mendadak.
Pelayanan rawat jalan paripurna yakni untuk memberikan pelayanan kesehatan paripurna sesuai dengan kebutuhan.
Pelayanan rujukan yakni yang hanya melayani pasien-pasien yang dirujuk oleh sarana kesehatan lain. Biasanya untuk diagnosis atau terapi, sedangkan perawatan selanjutnya tetap ditangani oleh sarana kesehatan yang merujuk.
Pelayanan bedah jalan yakni yang memberikan pelayanan edah yang dipulangkan pada hari yang sama.
Dapat ditambahkan bahwa yang termasuk dalam kategori pelayanana awat jalan bentuk pertama ini, tidak hanya diselenggarakan di Rumah Sakit saja, tetapi jga yang diselenggrakan oleh klinik lain di luar Rumah Sakit. Dengan catatan bahwa kliik lain harus mempunyai hubungan organisatoris dengan Rumah Sakit, dalam arti merupakan perpanjangan tangan dari Rumah Sakit yang bersangkutan.

Pelayanan rawat jalan oleh klinik mandiri
bentuk kedua dari pelayanan rawat jalan adalah yang diselenggarakan oleh klinik yang mandiri yakni yang tidak ada hubungan organisatoris dengan Rumah Sakit, bentuk klinik mandiri ini banyak macamnya yang secara umum dapat dibedakan atas dua macam:
Klinik mandiri sederhana
Bentuk klinik mandiri sederhana yang poluler adalah praktek dokter umum dan atau praktek dokter spesialis secara perseoranagn. Untuk Indonesia ditambah lagi dengan praktek Bidan.
Klinik mandiri institusi
Bentuk klinik mandiri institusi banyak macamnya. Mulai dari praktek bekelompok, poliklinik, PUSKESMAS, Dan di Amerika Serikat ditambah lagi dengan HMOs dan PPOs.

Menjaga Mutu Pelayanan Rawat Jalan
Sama halnya dengan berbagai pelayanan kesehatan lainnya, maka salah satu syarat pelayanan rawat jalan yang baik adalah pelayanan yang bermutu. Karena itu untuk dapat menjamin mutu pelayanan rawat jalan tersebut, maka program menjaga mutu pelayanan rawat jalan perlu pula dilakukan.
Untuk ini diperhatikan bahwa sekalipun prinsip pokok  program menjaga mutu pada pelayanan rawat jalan tidak banyak berbeda dengan berbagai pelayanan kesehatan lainnya, namun karena pada pelayanan rawat jalan ditemukan beberapa ciri khusus, menyebabkan penyelenggaraan program menjaga mutu pada pelayanan rawat jalan tidaklah semudah yang diperkirakan, ciri-ciri khusus yang dimaksud adalah:
Sarana, prasarana serta jenis pelayanan rawat jalan sangat beraneka ragam, sehingga sulit merumuskan tolak ukur yang bersufat baku.
Tenaga pelaksana bekerja pada srana pelayanan rawat jalan umumnya terbatas, sehigga di satu pihak tidak dapat dibentuk suatu perangkat khusus yang diserahkan tanggung jawab penyelengaraa program menjaga mutu, dan pihak lain, apabila beban kerja terlalu besar, tidak memiliki cukup waktu untuk menyelengarakan program menjaga mutu.
Hasil pelayanan rawat jalan sering tidak diketahui. Ini disebabkan karena banyak dari pasien tidak datang lagi ke klinik.
Beberapa jenis penyakit yang datang ke sarana pelayanan rawat jalan adalah penyakit yang dapat sembuh sendiri, sehingga penilaian yang objektif sulit dilakukan.
Beberapa jenis penyakit yang datang ke sarana pelayanan rawat jalan adalah mungkin penyakit yang telah berat dan bersifat kronis, sehingga menyulitkan pekerjaan penilaian.
Beberapa jenis penyakit yang datang berobat datang kesarana pelayanan rawat jalan mungkin jenis penyakit yang penanggulangannya sebenarnya berada di luar kemampuan yang dimiliki. Keadaan yang seperti ini juga akan menyulitkan pekerjaan penilaian.
Rekam medis yang dipergunakan pada pelayanan rawat jalan tidak selengkap rawat inap, sehingga data yang diperlukan untuk penilaian tidak lengkap
Perilaku pasien yang datang kesarana pelayanan rawat jalansukar dikontrol, dan karenanya sembuh atau tidaknya suatu penyakit yang dalami tidak sepenuhnya tergantung dari mutu pelayanan yang diselenggarakan

Alur Pelayanan Pemeriksaan Kesehatan
Alur Pelayanan di Poliklinik
Mendaftar di Tempat Penerimaan Pasien I (TPPI) Bidang Rekam Medis Pendaftaran, untuk mendapatkan nomor urut periksa
Memberitahukan kepada Petugas Klinik yang dituju, nomor urut periksanya, dan menanti pemeriksaan dokter.
Ke Kas/Bank untuk validasi/membayar biaya Pemeriksaan Dokter, Resep Obat, Laboratorium, Radiologi, dan penunjang lain, jika memang menggunakan fasilitas tersebut atas perintah dokter yang sudah disanggupi dan disetujui pasien
Pemeriksaan Laboratorium, Radiologi, penunjang lain (bila perlu), dengan menunjukkan tanda pembayaran yang sudah divalidasi Kas/Bank
Ke Instalasi Farmasi untuk mengambil obat, dengan menunjukkan tanda pembayaran yang sudah divalidasi Kas/Bank
Pulang dengan membawa obat
Bila perlu RAWAT INAP, mendaftar di TPP II (Admisi) untuk mendapatkan kamar sesuai permintaan pasien/keluarga atau sesuai haknya bagi pasien tanggungan (instansi yang bekerja sama)

PELAYANAN GAWAT DARURAT YANG BAIK MANAJEMEN PELAYANAN RUMAH SAKIT 201431207

Tugas Online 1

Henina Deviyanti

NIM 2014.31.207

PELAYANAN GAWAT DARURAT YANG BAIK

A.    Definisi

Pelayanan Gawat Darurat (UGD) adalah salah satu ujung tombak pelayanan kesehatan di sebuah rumah sakit. Setiap rumah sakit pasti memiliki layanan UGD yang melayani pelayanan medis 24 jam. RSIA Bunda Jakarta juga memiliki layanan UGD 24 jam dengan beberapa dokter umum yang melayaninya. UGD 24 jam melayani kasus-kasus khususnya gawat darurat.

Pelayanan Gawat Darurat  (Emergency care) adalah bagian dari pelayanan kedokteran yang dibutuhkan oleh penderita dalam waktu segera (imediately) untuk menyelamatkan kehidupannya (life saving). Unit kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan gawat darurat disebut dengan nama Unit Gawat Darurat (emergency unit). Tergantung dari kemampuan yang dimiliki, keberadaan unit gawat darurat (UGD) tersebut dapat beraneka macam, namun yang lazim ditemukan adalah yang tergabung dalam rumah sakit (hospital based emergency unit).

Keadaan Gawat Darurat menyangkut baik aspek medis maupun non medis dalam keadaan gawat dapat terjadi pada siapa saja, kapan saja, dan di mana saja yang harus segera mendapatkan tindakan medis dan keperawatan yang profesional.

Pelayanan gawat darurat adalah Instalasi Gawat Darurat buka 24 jam, merupakan salah satu unit terdepan dari bagian pelayanan rumah sakit yang memberikan pelayanan pada pasien gawat darurat/emergency dan false emergency bekerja sama dengan unit terkait lainnya.

B.     Tujuan

Tujuan dari pelayanan gawat darurat ini adalah untuk memberikan pertolongan pertama bagi pasien yang dating dan menghindari berbagai resiko, seperti: kematian , menanggulangi korban kecelakaan, atau bencana lainnla yang langsung membutuhkan tindakan.

Pelayanan pada Unit Gawat Darurat untuk pasien yang datangakan langsung dilakukan tindakan sesuai dengan kebutuhan dan prioritasnya. Bagi pasien yang tergolong emergency (akut) akan langsung dilakukan tindakan menyelamatkan jiwa pasien (life saving). Bagi pasien yang tergolong tidak akut dan gawat akan dilakukan oengobatan sesuai dengan kebutuhan dan kasus masalahnya yang setelah itu akan dipulangkan kerumah.

Tercapainya pelayanan kesehatan yang optimal pada pasien dengan cepat, tepat, ramah serta terpadu (CTRT) dalam penanganan tingkat kegawatdaruratan sehingga mampu mencegah resiko kecacatan dan kematian (to save life and limb).

C.    Kegiatan

Kegiatan yang menjadi tanggung jawab UGD banyak macamnya, secara umum dapat dibedakan atas tiga macam (Flynn, 1962) :

1. Menyelenggarakan pelayanan gawat darurat. Kegiatan pertama yang menjadi tanggung jawab UGD adalah menyelenggarakan pelayanan gawat darurat. Sayangnya jenis pelayanan kedokteran yang bersifat khas ini sering disalah gunakan. Pelayanan gawat darurat sebenarnya bertujuan untuk menyelamatkan kehidupan penderita (life savng), sering dimanfatkan hanya untuk memperoleh pelayanan pertolongan pertama (first aid) dan bahkan pelayanan rawat jalan (ambulatory care). Pengertian gawat darurat yang dianut oleh anggota masyarakat memang berbeda dengan petugas kesehatan. Oleh anggota masyarakat, setiap gangguan kesehatan yang dialaminya, dapat saja diartikan sebagai keadaan darurat (emergency) dan karena itu mendatangi UGD untuk meminta pertolongan. Tidak mengherankan jika jumlah penderita rawat jalan yang mengunjungi UGD dari tahun ke tahun tampak semakin meningkat.
2. Menyelenggarakan pelayanan penyaringan untuk kasus-kasus yang membutuhkan pelayanan rawat inap intensif. Kegiatan kedua yang menjadi tangung jawab UGD adalah menyelenggarakan pelayanan penyaringan untuk kasus-kasus yang membutuhkan pelayanan intensif. Pada dasarnya kegiatan ini merupakan lanjutan dari pelayanan gawat darurat, yakni dengan merujuk kasus-kasus gawat darurat yang dinilai berat untuk memperoleh pelayanan rawa inap yang intensif. Seperti misalnya Unit Perawatan Intensif (intensive care unit), untuk kasus-kasus penyakit umum, serta Unit Perawatan Jantung Intensif (intensive cardiac care unit) untuk kasus-kasus penyakit jantung, dan unit perawatan intensif lainnya.
3. Menyelenggarakan pelayanan informasi medis darurat. Kegiatan ketiga yang menjadi tanggung jawab UGD adalah menyelenggarakan informasi medis darurat dalam bentuk menampung serta menjawab semua pertanyaan anggota masyarakat yang ada hubungannya dengan keadaan medis darurat (emergency medical questions). Sayangnya, kegiatan ketiga ini belum banyak diselenggarakan.

D.     Yang Dapat Dilayani Secara Umu Oleh Rumah Sakit

1.      Mampu menangani pasien gawat darurat, tidak darurat, darurat tidak gawat, dan pasien tidak gawat, tidak darurat oleh karena penyakit tertentu

2.      Semua kecelakaan (accident) yang menimbulkan cedera fisik, mental, sosial

3.      Dengan kecepatan yang rata-rata selalu dibutuhkan sangat singkat sehingga harus mampu melakukan pelayanan terhadap :

a.       Gangguan pernafasan

b.      Susunan saraf pusat

c.       Sistem kardiovaskuler

d.      Trauma

e.       Berbagai luka

f.       Patah tulang

g.      Infeksi

h.      Gangguan metabolisme

i.        Keracunan

j.        Kerusakan organ

k.      dll.

4.      Mampu menangani kejadian sehari-hari, korban musibah masal, dan bencana

Referensi :

http://herlan-suangsa.blogspot.co.id/2009/10/pelayanan-gawat-darurat.html

http://bethesda.or.id/pelayanan/78/instalasi_gawat_darurat_%28igd%29.html

MENEJEMEN REKAM MEDIS ONLINE TOPIK 12

Kelompok 3

Nama : Rika Fauziah –201431238

 Margareta Exsa Palupi – 201431185

 Henina Deviyanti – 201431204

Tugas Online Pertemuan ke 12

Pada SPM banyak indikator, antara lain rekam medis, Instalasi Gawat Darurat, Rawat Jalan, Rawat Inap. Masing kelompok menjelaskan indikator satu unit sesuai dengan nomor urut kelompok. Contoh nomor kelompok 1 menjelaskan indikator SPM no 1. dst.

Jawaban :

Indikator SPM No. 3 adalah Jenis Pelayanan Rawat Inap

Jenis PelayananINDIKATORSTANDARInstalasi Rawat InapPemberi pelayanan di Rawat Inapa. Dokter Spesialis b. Perawat minimal pendidikan D3Dokter penanggung jawab pasien rawat inap100%Ketersediaan pelayanan rawat inapa. Anak b. Penyakit Dalam c. Kebidanan d. BedahJam visite Dokter Spesialis08.00 s/d 14.00 setiap hari kerjaKejadian infeksi pasca operasi< 1,5%Kejadian infeksi nosokomial< 1,5%Tidak adanya kejadian pasien jatuh yang berakhir kecacatan atau kematian100%Kematian pasien > 48 jam< 0,24%Kejadian pulang paksa< 5%Kepuasan pelanggan> 90%Rawat Inap TB : a. Penegakan Diagnosis TB melalui pemeriksaan mikroskopis TBa. 100%b. Terlaksananya kegiatan pencatatan dan pelaporan TB di rumah sakitb. 100%Ketersediaan pelayanan rawat inap di rumah sakit yang memberikan pelayanan jiwaNAPZA, Gangguan Psikotik, Gangguan Nerotik, dan Gangguan Mental OrganikTidak adanya kejadian kematian pasien gangguan jiwa karena bunuh diri100%Kejadian re-admission pasien gangguan jiwa dalam waktu < 1 bulan100%Lama hari perawatan pasien gangguan jiwa< 6 minggu

RM SISTEM PENDAFTARAN

Tugas Online Pertemuan ke 8, Manajemen Rekam Medis

Nama : Rika Fauziah

Margareta Exsa Palupi

Henina Deviyanti

Kelompok 3

Sistem Pendaftaran

Tahapan dari sistem pendaftaran adalah sebagai berikut :

1. Wawancara pasien, yang berguna untuk mengidentifikasi pasien dari identitas pasien, kondisi pasien, sakit yang dialami pasien, dan lain-lain.
2. Setelah itu pasien melakukan registrasi dan akan mendapatkan kartu Indeks
3. Kemudian kartu indeks itulah yang akan disusun oleh petugas rekam medis. Penyusunan kartu Indeks itu disusun berdasarkan sistem penamaan dan sistem penomoran.

1. Sistem Penamaan, terdapat beberapa cara dalam melakukan sistem penamaan yaitu sebagai berikut :

• Penulisan nama langsung

Nama pasien ditulis secara langsung, tanpa dibalik, dan menggunakan minimal 2 kata. Jika hanya memiliki 1 nama maka akan nama ayah atau nama suami dapat diikutsertakan pada belakang nama pasien. Contoh :

Ratna  Ratna Ahmad (Ahmad = Nama Ayah, untuk pasien yang belum menikah)

Ratna  Ratna Tomi (Tomi = Nama Suami, untuk pasien yang sudah menikah)

• Penulisan nama keluarga

Untuk pasien yang menggunakan nama keluarga dan mempunyai marga dibelakang namanya, maka nama keluarga ini diletakkan didepan nama pasien. Contoh :

Kaisar Sitanggang  Sitanggang Kaisar

• Penulisan jabatan, dan pangkat

Untuk pasien yang menggunakan pangkat dan jabatan pada namanya, maka pangkat dan jabatan tersebut berada dibelakang nama dan gunakan kurung buka-tutup sebagai pemisah. Contoh :

Gubernur Ali Sadikin  Ali Sadikin (Gubernur)

Jendral Susilo Bambang  Susilo Bambang (Jendral)

2. Sistem Penomoran, terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan dalam sistem penomoran, yaitu sebagai berikut :

• Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System)

Sistem pemberian nomor yang dimana setiap pasien yang berkunjung akan mendapatkan 1 (satu) nomor. Jadi nomor akan didapat pasien berdasarkan dengan jumlah kedatangan pasien itu.

• Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering System)

Sistem pemberian nomor dimana pasien yang berkunjung akan diberikan 1 nomor, baik untuk kunjungan rawat inap dan rawat jalan.

• Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System)

Sistem pemberian nomor yang sudah menjadi standar dan dilakukan di Indonesia. Yaitu pemberian nomor yang dilakukan setiap kali pasien berkunjung, namun berkas rekam medis pasien terdahulu akan digabungkan dengan berkas rekam medis yang terbaru, sehingga mempermudah petugas rekam medis, dokter, dan perawat dalam mencari berkas-berkas pasien.

RM DESAIN FORMULIR DI UNIT GAWAT DARURAT

TUGAS ONLINE 4

MANAJEMEN REKAM MEDIS

KELOMPOK 10

DESAIN FORMULIR DI UNIT GAWAT DARURAT

1. RONA MARSHEILA RIANA (2014-31-087)
2. SELY GITA ATMAJA (2014-31-265)
3. HENINA (2014-31-208)

 

1. Desain Formulir Rekam Medis

1. Pengertian Desain Formulir

Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi yang merupakan dokumen yang digunakan untuk merekan terjadinya transaksi pelayanan. Formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi pelayanan kesehatan kedalam bentuk catatan. Sedangkan desain formulir adalah kegiatan merancang formulir berdasarkan kebutuhan transaksi kegiatan pelayanan dan penyusunan atau pembuatan laporan organisasi. (Arifianto,Eko: 2009)

Sebuah formulir harus di desain untuk memenuhi kebutuhan tujuan penggunaannya. Demikian tentang formulir ini apakah digunakan untuk megumpulkan data atau untuk informasi laporan.

Data adalah fakta atau gambaran yang masih mentah. Informasi adalah data yang telah diproses dengan memberikan arti dan guna.

Aturan dasar desain formulir mencakup :

1. Mempelajari tujuan dan pemakaian formulir, kemudian membuat rancangan dengan memikirkan pengguna.
2. Merancang formulir sesederhana mugkin, menghilangkan data atau informasi yang tidak diperlukan.
3. Menggunakan terminologi standar untuk semua elemen data atau meggunakan definisi memberi label pada semua informasi.
4. Memasukan pedoman untuk menjamin agar pengumpulan data interferensi.
5. Aturan urut item data secara logis, sehubungan dengan dokumen sumbernya atau dengan urutan perolehannya. Sajikan informasi dengan cara yang dapat menganggap perhatian pembaca.
6. Formulir menurut perhatian, misalnya dengan adanya tanda tangan, cap jempol, atau kartu identifikasi untuk tujuan otentifikasi.

2. Manfaat formulir

Formulir merupakan alat yang penting untuk menjalankan organisasi, manfaatnya antara lain :

3. Untuk menetapkan tanggung jawab

Setiap transaksi hanya dilakukan oleh karena adanya otoritasi dari pejabat yang berwenang untuk melaksanakan transaksi tersebut. Pelaksanaan kegiatan yang harus dipertanggungjawabkan itu dilakukan dalam bentuk tertulis dengan menggunakan formulir. Cara penyelenggaraan rekam medik, petugas yang melayaninya wajib mencantumkan nama dan tanda tangan. (Arifianto,Eko: 2009)

3. Formulir untuk merekam data

Setiap data yang timbul dari akibat adanya transaksi direkam, dicatat kedalam formulir termasuk waktu terjadinya transaksi,  nomor, identitas, jenis dan kualitas. Pada TPPRJ pencatatan harus dilakukan agar pada pelayanan berikutnya tidak keliru mencatat ke dalam formulir lain.

3. Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan

Dengan mencatat atau menulis semua kejadian dan perintah yang harus dilaksanakan akan memperjelas fakta kejadian atau perintah yang harus dilaksanakan. Sehingga formulir dapat digunakan pula sebagai bukti transaksi pelayanan telah dilaksanakan.

3. Formulir sebagai alat komunikasi

Informasi pokok yang telah dilakukan akibat adanya transaksi harus dapat dibaca oleh orang lain yang membutuhkan agar formulir yang telah diisi dapat digunakan untuk memberitahu kepada orang yang memerlukan informasi dalam formulir tersebut.

3. Komponen-komponen formulir

Dalam formulir terdapat lima komponen utama yaitu :

1. Kepala (Heading)

Mencakup judul dan informasi mengenai formulir. Judul sebuah formulir bisa terdapat pada satu dari beberapa tempat. Posisi standart adalah kiri atas, kiri bawah, atau kanan bawah. Informasi lain mengenai formulir yaitu, judul sebuah formulir bisa di beberapa tempat posisi standar adalah kiri atas, kanan atas, kiri bawah atau kanan bawah.

Informasi lain mengenai formulir mencakup identifikasi formulir, tanggal penerbitan dan nomor halaman. Jika formulir terdiri dari beberapa halaman terpisah atau tercetak dihalaman balik, identifikasi harus berada pada kedua sisi dan halaman. Tanggal penerbitan harus muncul pada setiap formulir.

Hal ini membantu dalam menentukan apakah edisi terbaru sedang digunakan dan membantu pembuangan stok yang tidak dipakai lagi. Apabila terdapat halaman ganda pada formulir, nomor halaman harus dibuat terletak pada sudut kanan atas atau kanan bawah.

Pada saat medesain formulir yang memerlukan lembar tambahan dan nomor halaman tersebut dapat diketahui oleh pengguna pada awal penggunaan maka setiap halaman harus diberi tempat untuk pengisian nomor halaman. Nomor halaman dan jumlah total halaman oleh yang mengisikan formulir tersebut.

2. Pendahuluan (Introduction)

Bagian pendahuluan menjelaskan tentang tujuan formulir, kadang-kadang tujuan dari formulir tersebut ditunjukan oleh judul. Penjelasan lebih lanjut diperlukan pernyataan yang jelas sehingga bisa dimasukkan kedalam formulir untuk menjelaskan tujuan.

3. Perintah (Instruction)

Perintah untuk mengetahui berapa copy yang diperlukan, dikirim kepada siapa, instruksi harus dibuat sesingkat mungkin. Instruksi tidak boleh diletakkan di antara ruang-ruang atau entry, karena hal ini membuat formulir terkesan berantakan dan mempersulit pengisian.

3. Badan (Body)

Memuat data dan informasi pokok dari tujuan formulir. Misalnya formulir rekam medis rawat jalan diberi ruangan yang cukup bagi dokter untuk mencatat masalah yang ditemukan, terapi ataupun tindakan yang dilakukan.

Untuk merancang isi pokok data dalam badan formulir sebaiknya dibicarakan bersama pengguna formulir agar cara pengisisan dan pencatatan tidak keliru. Apabila formulir akan digunakan sebagai surat yang dikirim, misal jawaban rujukan, sediakan ruang pada formulir untuk menulis nama dan alamat yang akan dituju sehingga bila dilipat atau dimasukkan kedalam amplop berlubang (window envelops) dan dapat dibaca.

3. Penutup (Close)

Komponen utama terakhir formulir kertas adalah close atau penutup, merupakan ruangan untuk tanda tangan persetujuan. 

2. Rekam Medis (Kesehatan) Gawat Darurat

Rekam Medis (Kesehatan) Gawat Darurat Dalam fasitilas rawat jalan, terdapat Unit Gawat Darurat (UGD) yang bertugas menerima pasien yang membutuhkan perawatan segera (emergency) dan korban kecelakaan (casualty). Penekanan pada UGD adalah menolong pasien Secepatnya demi menyelamatkan nyawanya. OIeh karena itu sering kali data/informasi dalam rekam kesehatan gawat darurat kurang diperhatikan kelengkapannya.

Contoh isi rekam medis (atau rekam kesehatan) gawat darurat, terdiri dan berbagai informasi yang setidaknya meliputi unsur data sebagai berikut (McCain, 2002)

• Informasi demografi pasien (ringkasan riwayat klinik) termasuk identitas pasien (nama sendiri dan nama ayah/suami/marga).
• Kondisi saat pasien tiba di rumah sakit.
• Saat tiba di rumah sakit menggunakan sarana transportasi apa (misalnya ambulans, kendaraan pribadi, becak, ojek, taxi, kendaraan polisi dan lainnya).
• Nama orang atau pihak tertentu (seperti kantor, sekolah, fakultas dan lainnya) yang membawa pasien ke unit gawat darurat (UGD).
• Riwayat yang berhubungan, termasuk keluhan utama dan munculnya injuri atau penyakit.
• Temuan fisik yang bermakna.
• Hasil laboratorium, radiologi dan EKG.
• Pelayanan yang diberikan.
• Ringkasan sebelum meninggalkan pelayanan UGD (terminasi pelayanan).
• Disposisi pasien, termasuk pulang ke rumah, dirujuk atau diteruskan ke rawat inap.
• Kondisi pasien saat pulang atau dirujuk.
• Diagnosis saat meninggalkan UGD.
• Instruksi kepada pasien/wali tentang pelayanan selanjutnya dan tindak lanjut.
• Tanda tangan dan gelar yang memberikan pelayanan kepada pasien.

Lazimnya informasi dasar gawat darurat (emergency) dicatat dalam satu lembar rekam medis / kesehatan (pada format kertas). Lembaran lain seperti informasi laboratorium,radiologi, tes atau uji lain; formulir izin (consent), dan instruksi tindak lanjut dapat disertakan untuk melengkapi data UGD. Bila pasien memutuskan untuk meninggalkan UGD sebelum diperiksa tenaga kesehatan atau karena pulang paksa maka kejadian tersebut harus dicatat dalam rekam kesehatan gawat darurat. Rekam medis / kesehatan gawat darurat harus mencatat kondisi pasien yang datang, terlebih dalam keadaan kritis atau yang belum mampu berkomunikasi. Tenaga kesehatan wajib menandatangani formulir tertentu. Lembaran gawat darurat (tergantung pada bentuk rekaman UGD yang digunakan), dapat diteruskan kepada pihak selanjutnya yang akan merawat pasien. Bila pasien baru datang ke unit gawat darurat namun pulang setelah pemeriksaan maka kepadanya cukup diberikan lembaran pemeriksaan gawat darurat dengan nomor urut UGD (nomor sementara) yang bukan menjadi nomor rekam medis (nomor sementara). Bila kemudian pasien kembali (dengan kondisi yang sama ataupun tidak) dan diteruskan ke rawat inap maka lembar lama di UGD digabungkan dengan lembar rawat inap sekarang dan Ia memperoleh nomor rekam medis (kesehatan) yang berlaku untuk selamanya (permanen).

Bila pasien baru yang datang ke UGD langsung meninggal dunia sebelum di rawat inap, wajib disiapkan surat kematian dengan penyebabnya dan datanya cukup diberikan nomor identitas UGD sementara. Sebaliknya, bila pasien baru yang datang ke UGD langsung meninggal dunia sete!ah di rawat inap, selain disiapkan surat kematian dengan penyebabnya, prosedur selanjutnya adalah seperti penanganan pasien rawat inap.
Bisa saja suatu sarana pelayanan kesehatan (RS) membuat nomor rekam medis (rekam kesehatan) permanen dengan kepala bernomor khusus untuk gawat darurat. Namun hendaknya pasien yang diberikan nomor tersebut memang Iayak untuk menjadi pasien RS tersebut, (misalnya tidak ada pasien dewasa pria dirawat di rumah bersalin).  

2. DOKUMEN DAN CATATAN YANG DIANALISA

1. Dokumen Yang Dianalisa

1. ICD revisi X
2. ICOPIM
3. Formularium
4. Kamus kedokteran
5. Formulir RL1 sampai dengan RL5
6. Formulir indeks penyakit, operasi, dokter, terapi.

2. Catatan Yang Dianalisa

1. Buku ekspedisi
2. Kartu kendali
3. Tracer

4. PEMBAHASAN
   1. Hasil Analisa

1. Bahan

1. Desain yang ada

Bahan yang digunakan oleh formulir ringkasan keluar (resume) terbuat dari HVS 80 gr.

2. Desain yang seharusnya

1. Secara teori

Secara teori bahan yang digunakan untuk formulir Ringkasan keluar (resume) adalah HVS 80gr karena formulir ini diabadikan sehingga memerlukan bahan bahan yang tebal.

2. Keinginan Perancang

Perancang ingin mendesain formulir Ringkasan keluar (resume) dengan cara membuat formulir tersebut dari bahan kertas HVS 80gr, agar formulir tersebut tidak cepat rusak, kerena formulir tersebut merupakan formulir yang harus diabadikan.

3. Penilaian

1. Secara teori

Secara teori, penilaian terhadap formulir Ringkasan keluar (resume) menggunakan bahan yang belum sesuai karena bahan pembuatannya terlalu tipis untuk jenis formulir yang diabadikan.

2. Keinginan Perancang

Perancang menilai formulir Ringkasan keluar (resume) bahan yang digunakan belum sesuai karena terlalu tipis, sehingga tidak tahan lama dan cepat rusak.

2. Bentuk

1. Desain yang ada

Bentuk dari formulir Ringakasan keluar (resume) adalah persegi panjang.

1. Desain yang seharusnya

1. Secara teori

Secara teori formulir Ringkasan keluar (resume) berbentuk persegi panjang, karena formulir ini nantinya akan dijadikan satu dengan formulir lain, sehingga penyimpanannya nampak rapi.

2. Keinginan perancang

Perancang ingin mendesain formulir Ringkasan keluar (resume) sama dengan formulir yang telah ada yaitu dalam bentuk persegi panjang .

3. Penilaian

1. Secara teori

Secara teori bentuk formulir ringkasan keluar (resume) sudah sesuai yaitu persegi panjang.

2. Keinginan perancang

Penilaian perancang terhadap bentuk formulir ringkasan keluar (resume) sudah sesuai dengan keinginan perancang.

3. Ukuran

1. Desain yang ada

Ukuran dari formulir formulir ringkasan keluar di RSU kardinah tegal yaitu dengan panjang = 33 cm, lebar 21,5 cm.

2. Desain yang seharusnya

1. Secara teori

Secara teori ukuran dari formulir ringkasan keluar dengan P = 33cm dan L = 21,5 cm karena ukuran tersebut merupakan ukuran standart bagi seluruh formulir, ukurannya sudah sesuai dengan ukuran kertas HVS.

2. Keinginan perancang

Perancang ingin mendesain formulir ringkasan keluar dengan menggunakan ukuran yang sama dengan ukuran HVS yaitu P = 33cm dan L = 21,5cm.

3. Penilaian

1. Secara teori

Secara teori ukuran penilaian terhadap formulir ringkasan keluar sudah sesuai karena ukurannya sama dengan formulir-formulir yang lain.

2. Keinginan perancang

Penilaian perancang mengenai ukuran dari formulir ringkasan keluar sudah sesuai karena disesuaikan dengan formulir-formulir lainnya.

4. Warna

1. Desain yang ada

Warna formulir ringkasan keluar di RSU kardinah tegal menggunakan warna kuning dengan tinta berwarna hitam.

b. Desain yang seharusnya

1. Secara teori

Secara teori warna formulir ringkasan keluar adalah putih dengan tulisan berwarna hitam karena kekontrasan antara putih dan hitam dapat memudahkan dalam membaca butir data.

2. Keinginan perancang

Perancang ingin mendesain formulir ringkasan keluar dengan warna kuning supaya dapat terlihat jelas tulisan dari formulir tersebut.

3. Penilaian

1. Secara teori

Secara teori penilaian terhadap warna formulir ringkasan keluar belum sesuai dengan teori karena berwarna kuning.

2. Keinginan perancang

Penilaian perancang terhadap warna formulir ringkasan keluar sudah sesuai dengan keinginan perancang karena berwarna kuning.

5. Kemasan

1. Desain yang ada

Formulir ringkasan keluar di RSU kardinah tegal tanpa menggunakan kemasan amplop/ pelindung maupun amplop berjendela.

b. Desain yang seharusnya

1. Secara teori

Secara teori, formulir ringkasan keluar tidak perlu menggunakan kemasan karena kemasan hanya digunakan jika formulir dikirim ke instansi lain.

2. Keinginan perancang

Perancang ingin mendesain formulir ringkasan keluar tanpa kemasan karena tidak menggunakan kemasan karena tidak dikirim keluar.

3. Penilaian

1. Secara teori

Secara teori, penilaian terhadap kemasan pada formulir ringkasan keluar sudah sesuai dengan teori.

2. Keinginan perancang

Penilaian perancang terhadap kemasan formulir ringkasan keluar sudah sesuai dengan keinginan perancang tidak menggunakan kemasan.

5. DAFTAR PUSTAKA

1. ekoarifianto.blogspot.com/…/analisa-desain-formulir.h.